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29 mars 2017

Les avantages de l’archivage numérique sont indéniables

©Photo gracieuseté

Numérisation Lynda Morin a deux  ans et sa propriétaire est plus que jamais convaincue des bienfaits de l’archivage numérique, elle qui a notamment effectué des contrats pour les archives des municipalités de Saint-Eugène-de-Ladrière, Saint-Valérien et Saint-Marcellin.

« Les clients sont satisfaits. C’est un domaine encore peu connu. Ça commence à se parler. Je vais bientôt commencer un contrat à Saint-Gabriel, en avril. Je dois retourner à Saint-Valérien, en juin, où j’ai notamment archivé des contrats d’urbanisme. Une fois archivés, les documents se conservent mieux et sont plus faciles à consulter. Le travail est fait dans le respect des normes gouvernementales», indique celle qui vient tout juste de compléter un important contrat chez une grande entreprise de Rimouski. « J’ai traité 991 dossiers, ce qui représente 73 278 feuilles indexées et numérisées».

Mme Morin indique que son travail se fait discrètement. « Je n’ai besoin que d’un coin de table pour m’installer. Les documents archivés peuvent être disponibles sur un support numérique ».

Elle effectue la gestion documentaire complète, notamment en faisant l’extraction des documents non actifs via le calendrier de conservation de l’entreprise, l’organisme ou la municipalité. « Je peux produire une liste indexée de tous les dossiers qui ont besoin d’être consultés», ajoute la spécialiste, qui recommande d’utiliser des fichiers en format pdfa qui sont impossibles à convertir.

Mme Morin explique que la numérisation permet de centraliser et d’accéder rapidement à l’information des dossiers archivés, d’éliminer des déplacements aux archives de l’entreprise, de faciliter la diffusion de l’information et le transfert de connaissance et de sécuriser les archives. Mme Morin offre également un service de numérisation d’albums de photographies pouvant être sauvegardées sur un cadre numérique.

Pour infos : Lynda Morin au 418-732-1242.

Commentaires

12 décembre 2018

Ouédraogo Mariam

C'est un domaine en voie de développement. Il a tellement d'avantages qu'il me fascine. Son travail est long et pénible certes, ses résultats sont incontestables

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