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Rimouski

Adjointe ou adjoint administratif

Reformar est un organisme sans but lucratif rimouskois qui soutient les chercheurs, les institutions de recherche et de formation ainsi que les organisations gouvernementales et privées dans la réalisation de leurs projets scientifiques en sciences et technologies de la mer depuis 1989. Concrètement, Reformar s’occupe de la gestion complète d’une flotte de navires scientifiques ainsi que tout ce qu’une mission scientifique peut impliquer comme planification.

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De façon sommaire, l’adjointe ou l’adjoint administratif aura comme principale responsabilité d’assister l’équipe dans l’exécution de ses tâches administratives ou cléricales soit : planifier et coordonner les rendez-vous, maintenir l’agenda, rédiger divers documents, contrôler la qualité linguistique et stylistique des documents produits ainsi que leur mise en page, répondre aux questions générales (téléphonique et électronique) de la clientèle et/ou de répartir et de filtrer les appels et courriels entrants ainsi que le traitement du courrier postal reçu. La personne intègrera une équipe dynamique dans les bureaux de Reformar sur le campus de l’Université du Québec à Rimouski.

Sous la supervision du directeur général, l’adjointe ou l’adjoint administratif…
• Planifiera et assistera aux réunions du Conseil d’administration, du Comité exécutif et du Comité des utilisateurs et en rédigeras les procès-verbaux;
• Procédera à l’actualisation des politiques et procédures de l’organisme à partir des documents fournis par la personne responsable;
• Participera aux processus de recrutement (recevoir les cv, contacter les candidats, etc.);
• Effectuera la planification et la coordination des déplacements de l’équipage selon des directives préétablies, tels que prévoir l’hébergement, trouver les vols les moins chers, coordonner les déplacements de l’équipage, etc.);
• Préparera les comptes de dépenses de l’équipage à des fins d’approbation;
• Assurera un support dans le suivi des missions (compilation de données, mises à jour des registres à des fins administratives, archivage de dossiers, etc.);
• Assurera l’approvisionnement en fournitures de bureaux (articles de bureaux et papeterie, matériel d’impression, etc.);
• Participera à la mise à jour du site internet et des réseaux sociaux;
• Assurera la réponse téléphonique de même que le suivi des courriels administratifs;
• Effectuera toutes autres tâches connexes jugées pertinentes dans le cadre du poste d’adjointe ou d’adjoint administratif.

Exigences

Exigences, habiletés et qualités professionnelles recherchées :
• Diplôme d’études collégiales dans un domaine connexe aux fonctions (administration, communication, secrétariat, etc.) ou toute autre combinaison de formation et/ou d’expérience jugée pertinente;
• Excellente maîtrise du français oral et écrit;
• Une base en anglais est nécessaire considérant que tu devras interagir avec des employés de l’extérieur du Québec. Il n’est pas nécessaire d’être bilingue, mais la personne sélectionnée devra démontrer une volonté de se développer à ce niveau. Des cours d’anglais peuvent être offerts;
• Connaissance approfondie des logiciels de la suite Office (particulièrement Word, Excel et Outlook);
• Une attitude positive et une capacité à respecter les échéanciers et à reconnaître les priorités sont essentielles!

Avantages

Avantages de travailler pour Reformar
• Un emploi permanent à 37,5 heures par semaine;
• Un salaire compétitif et établi selon la politique salariale en vigueur (taux horaire variant de 22,51 $ à 30,95 $ selon l’expérience et les qualifications);
• Une place dans une équipe dynamique où règne une ambiance conviviale;
• Des avantages sociaux très concurrentiels (REER collectif à 7 %, programme d’assurance, abonnement au gym de l’UQAR, etc.) ;
• Une flexibilité dans l’horaire pouvant accommoder certaines obligations (conciliation travail/famille);
• Un emploi où le travail d’équipe est primordial dans l’atteinte des objectifs;
Les personnes intéressées par cet emploi sont priées de faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation avant le 20 septembre 2021 aux coordonnées ci-dessous :

                       Erik Lapointe, directeur général Reformar,
                       418 723-1986, poste 1260, director@reformar.ca

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